Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is MAGNET MINDS OOD, het bedrijf achter het bureau Magnet Minds en de AI-videostudio mAInds.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor elke vraag over je persoonsgegevens kun je mailen naar [email protected].

Persoonsgegevens die we verzamelen

We verzamelen alleen wat we nodig hebben om je te antwoorden, het werk te plannen en te leveren, en onze website draaiende te houden.

Wat je ons geeft:

• Wanneer je een call plant via Cal.com: je naam, e-mailadres, het tijdstip dat je kiest en alles wat je in de notities bij de afspraak schrijft.
• Wanneer je een briefing stuurt via onze AI-videopagina’s: je e-mailadres, bedrijfsnaam, website, de diensten en de budgetrange die je kiest, en eventuele details die je toevoegt.
• Wanneer je ons mailt, belt of een bericht stuurt via WhatsApp: je naam, contactgegevens en de inhoud van je bericht.
• Wanneer je klant wordt: contactgegevens van je team, factuurgegevens, en de toegang, merkmaterialen en bestanden die je voor het project deelt.

Wat automatisch wordt verzameld:

• Serverlogs: wanneer een pagina laadt, verwerkt onze hostingprovider Cloudflare je IP-adres, browsertype en de opgevraagde pagina, om de site te leveren en te beschermen tegen aanvallen.
• Analytics, alleen als je cookies accepteert: Google Analytics registreert welke pagina’s je bekijkt, hoe je binnenkwam, je geschatte locatie (land en stad), en je apparaat- en browsertype.

Doeleinden van de verwerking

We gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Jou antwoorden. Om vragen, briefings en berichten te beantwoorden en de calls te houden die je plant.
• Voorstellen en levering. Om voorstellen op te stellen, de diensten te leveren die je bestelt en het project samen met je te managen.
• Facturatie en boekhouding. Om facturen op te stellen en de boekhouding bij te houden die de wet vereist.
• De website verbeteren. Om op geaggregeerd niveau te zien welke pagina’s bezoekers helpen, met Google Analytics en alleen met je toestemming.
• Beveiliging. Om de website en onze systemen te beschermen tegen misbruik en spam.
• Updates voor klanten. Om bestaande klanten af en toe nieuws te sturen over diensten die lijken op de diensten die ze gebruiken. Je kunt je hiervoor op elk moment afmelden.
• Wettelijke verplichtingen. Om te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige en andere wettelijke verplichtingen en om rechtmatige verzoeken van autoriteiten te beantwoorden.

Rechtsgrond voor de verwerking

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) baseren we ons op de volgende rechtsgronden:

• Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b). Voor de stappen die je vóór een overeenkomst vraagt, zoals een call of een voorstel, en voor het leveren van de diensten die je bestelt.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a). Voor cookies van Google Analytics. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken op onze pagina Cookiebeleid. Intrekking heeft geen invloed op verwerking die daarvóór heeft plaatsgevonden.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f). Om berichten van bedrijven te beantwoorden, de website veilig te houden en bestaande klanten af en toe updates te sturen over vergelijkbare diensten. We hebben deze belangen afgewogen tegen jouw rechten, en je kunt op elk moment bezwaar maken.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c). Om facturen en boekhouding te bewaren en rechtmatige verzoeken van autoriteiten te beantwoorden.

Het verstrekken van je gegevens is vrijwillig. Zonder e-mailadres kunnen we echter niet op een briefing reageren of een afspraak bevestigen.

We nemen geen besluiten over je die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering.

Wie je gegevens ontvangt

We verkopen je persoonsgegevens niet, en we delen ze met niemand voor diens eigen marketing.

• Dienstverleners. Bedrijven die onderdelen van onze website en bedrijfsvoering voor ons uitvoeren, vermeld in sectie 6. Zij verwerken je gegevens volgens onze instructies op basis van verwerkersafspraken.
• Platforms die je zelf kiest. Wanneer je ons een bericht stuurt via WhatsApp of ons profiel op Instagram, Facebook of LinkedIn opent, verwerkt dat platform je gegevens volgens zijn eigen privacybeleid.
• Adviseurs en autoriteiten. Onze boekhouder, advocaten en accountants waar nodig, en overheidsinstanties wanneer de wet dat vereist.
• Bedrijfsoverdrachten. Als het bedrijf of een deel ervan wordt verkocht of fuseert, kunnen je gegevens overgaan naar de nieuwe eigenaar, die ze moet blijven beschermen in lijn met dit beleid. We laten het je weten voordat je gegevens onder een ander privacybeleid vallen.

Dienstverleners

Deze dienstverleners verwerken persoonsgegevens voor ons:

Sommige dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen vanuit daar toegang hebben tot gegevens. Deze doorgiften zijn gebaseerd op het EU-VS Data Privacy Framework waar de dienstverlener daaronder gecertificeerd is, of op de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Cookies

We houden cookies tot een minimum beperkt. De site slaat je cookiekeuze op in je browser. Cookies van Google Analytics worden pas geplaatst nadat je in de cookiebanner op Accepteren drukt. Weiger je of maak je geen keuze, dan laadt Google Analytics niet. De volledige lijst, en een knop om je keuze op elk moment te wijzigen, staan op onze pagina Cookiebeleid.

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als de doeleinden in dit beleid vereisen:

• Vragen en briefings die niet tot werk leiden. Tot 90 dagen.
• Klanten. Gedurende de hele opdracht en tot 2 jaar na afloop, zodat we het werk weer kunnen oppakken en eventuele geschillen kunnen afhandelen.
• Facturen en boekhouding. Gedurende de termijnen die de Bulgaarse boekhoud- en belastingwetgeving voorschrijft, doorgaans tot 10 jaar.
• Gegevens van Google Analytics. Gedurende de bewaartermijn die in ons Google Analytics-account is ingesteld, maximaal 14 maanden, waarna ze automatisch worden verwijderd.
• Serverlogs. Korte tijd, volgens het bewaarbeleid van Cloudflare.

Zijn gegevens niet meer nodig, dan verwijderen of anonimiseren we ze.

Je rechten onder de AVG

Je hebt de volgende rechten over je persoonsgegevens. Wil je een van deze rechten uitoefenen, mail dan naar [email protected]. We antwoorden binnen één maand. Is een verzoek complex, dan kunnen we deze termijn met maximaal twee maanden verlengen en laten we je weten waarom.

Hoe we je gegevens beschermen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, onbedoeld verlies, vernietiging of openbaarmaking. Deze maatregelen omvatten:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS) op elke pagina
• Toegangscontroles die beperken wie binnen ons team persoonsgegevens kan inzien
• Gebruik van betrouwbare, goed beveiligde platforms van derden voor gegevensopslag
• Regelmatige evaluatie van onze gegevensverwerking en beveiliging

Geen enkele methode van verzending via internet is volledig veilig. Brengt een datalek een risico voor je rechten met zich mee, dan informeren we jou en de CPDP zoals de wet vereist.

Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid bijwerken wanneer onze diensten, tools of de wet veranderen. Doen we dat, dan passen we de datum bovenaan deze pagina aan, en bij belangrijke wijzigingen informeren we onze klanten per e-mail.

Verzoeken en vragen over gegevens

Heb je een vraag over dit beleid, wil je je rechten uitoefenen of maak je je zorgen over hoe we met je gegevens omgaan, neem dan contact met ons op: